Jäsenrekisterin tietosuojaseloste

Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Laatimispäivämäärä 21.5.2018. Viimeisin muutos 7.12.2018

1. Rekisterinpitäjä


TKO-äly ry
PL 68
00014 Helsinki

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa


TKO-äly ry:n hallitus
hallitus@tko-aly.fi

3. Rekisterin nimi


TKO-äly ry:n jäsenrekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus


EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle ovat
rekisterinpitäjän oikeutettu etu ja laillinen velvoite.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyslain (503/1989) 11§ vaatima jäsenrekisterin
ylläpito, sekä ylläpitää yhdistyksen jäsenten yhteys- ja jäsenyystietoja.

5. Rekisterin tietosisältö

  • Täydellinen nimi
  • Kotikunta
  • Sähköpostiosoite
  • Puhelinnumero
  • Helsingin yliopiston ylioppilaskunnan jäsenyys
  • Jäsenmaksuun ja jäsenyyteen liittyvät tiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Jäsenhakemuksissa kerätyt yhteystiedot sekä Helsingin yliopiston tietojärjestelmästä tarkistettu opiskelijastatus.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset


Soveltuvin osin tietoja voidaan luovuttaa Helsingin Yliopiston Ylioppilaskunnan käyttöön opiskelijakunnan jäsenyyden tarkastamista varten. Muutoin tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle


Tietoja voidaan käsitellä Googlen pilvipalveluissa, jolloin käsiteltävät tiedot voivat sijaita EU:n tai ETA:n ulkopuolella. Google on sitoutunut noudattamaan pilvipalvelujensa osalta EU:n yleistä tietosuoja-asetusta ja Privacy Shield viitekehystä.

Edellä mainitun lisäksi tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet


Tietojen pääasiallinen säilöntäpaikka on yhdistyksen palvelimella sijaitseva tietokanta. Palvelin on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Pääsy tietoihin on yhdistyksen tietojärjestelmien pääkäyttäjällä, rajatulla joukolla muita tämän valtuuttamia vastuuhenkilöitä ja yhdistyksen jäsenvastaavalla.

Väliaikaisesti tietoja voidaan käsitellä myös Googlen pilvipalveluissa, jolloin tietoihin on pääsy yhdistyksen jäsenvastaavalla tai laajimmillaan yhdistyksen hallituksella.

Molemmissa edellämainituissa tapauksissa tietojen käsittely edellyttää henkilökohtaista tunnistautumista.

10. Tarkastusoikeus


Jokaisella rekisteriin kuuluvalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin hänestä tallennetut tiedot. Tietojen tarkistuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjällä on tarvittaessa oikeus pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa pyynnön esittäjälle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Tarkastaminen on maksutonta kerran vuodessa.

11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista


Jokaisella rekisteriin kuuluvalla henkilöllä on oikeus vaatia rekisteriin hänestä talletettujen tietojen korjausta. Tietojen korjauspyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjällä on tarvittaessa oikeus pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä toteuttaa esittäjän pyynnön EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät tiedot


Tietoja säilytetään kunnes rekisteröidyn jäsenyys yhdistyksessä päättyy. Jäsenyyden loputtua rekisteröidyn henkilötiedot poistetaan jäsenyyden loppumishetkellä menneillään olevan kalenterivuoden loppuun mennessä.

Poikkeukset:


Mikäli rekisteröity osallistuu yhdistyksen tai sen hallituksen kokoukseen, kirjataan tämän nimi kokouspöytäkirjaan hyvän pöytäkirjatavan mukaisesti. Yhdistyksiä koskevan kirjanpitovelvoitteen vuoksi kokouspöytäkirjoja säilytetään 10 vuoden ajan.

Yhdistyksen talouden- ja kirjanpitovelvoitteista on määrätty muun muassa kirjanpito- ja yhdistyslaeissa. Täten henkilötiedot, esimerkiksi kirjanpidossa, tositteissa tai muissa vastaavissa talouden ja kirjanpidon asiakirjoissa, säilötään edellä mainittujen lakien mukaisesti vähintään 10 vuoden ajan.