Tapahtumarekisterin tietosuojaseloste

Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Laatimispäivämäärä 21.5.2018. Viimeisin muutos 9.4.2024.

1. Rekisterinpitäjä

TKO-äly ry
PL 68
00014 Helsinki

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa


TKO-äly ry:n hallitus
hallitus@tko-aly.fi

3. Rekisterin nimi


TKO-äly ry:n tapahtumarekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus


EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on
rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on tapahtumien organisointiin ja niiden maksuliikenteeseen liittyvien toimien mahdollistaminen.

5. Rekisterin tietosisältö

  • Koko nimi
  • Sähköpostiosoite
  • Puhelinnumero
  • *Mahdolliset tapahtumakohtaiset lisätietokentät, esimerkiksi
    erityisruokavalio ja juomamieltymys

(Tähdellä merkittyjä kenttiä käytetään vain tarvittaessa)

6. Säännönmukaiset tietolähteet


TKO-äly ry:n jäsenrekisteri ja käyttäjän tapahtumailmoittautumisen yhteydessä ilmoittamat tiedot.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset


Tapahtumailmoittautumisen yhteydessä ilmoittautujalla on vapaaehtoinen mahdollisuus antaa lupa nimen julkaisuun, jolloin nimi julkaistaan tapahtumaan ilmoittautuneiden listalla TKO-äly ry:n jäsenille.

Tapahtumaan ilmoittautuneiden tietoja voidaan siltä osin luovuttaa tapahtuman mahdollistavalle taholle, kun se on tarpeellista tapahtuman järjestämiseksi.

Tapahtumalaskutusta varten ilmoittautuneiden koko nimi, sähköpostiosoite, jäsenstatus ja tiedot veloista viedään TKO-äly ry:n omalle maksualustalle bbatille.

Edellä mainitun lisäksi tietoja ei julkaista tai luovuteta muille tahoille.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle


Tapahtumarekisterin tiedot on tallennettu ja niitä käsitellään Helsingin yliopiston palvelimilla, jotka sijaitsevat Helsingissä. Lisäksi tapahtumarekisterin tiedot varmuuskopioidaan Amazon Web Services (AWS) -palvelimilla, jotka sijaitsevat EU:n alueella, Irlannissa.

Tietoja voidaan käsitellä Googlen pilvipalveluissa, jolloin käsiteltävät tiedot voivat sijaita EU:n tai ETA:n ulkopuolella.

Sekä Amazon että Google ovat sitoutuneet noudattamaan pilvipalvelujensa osalta EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.

Edellä mainitun lisäksi tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet


Tietojen pääasiallinen säilöntä- ja käsittelypaikka on Helsingin yliopiston
palvelimilla Helsingissä ja Amazon Web Services (AWS) -palvelimella sijaitseva tietokanta tai palvelinsovellus. Palvelimet on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Pääsy tietoihin on yhdistyksen järjestelmävastaavilla, yhdistyksen jäsenvastaavalla ja yhdistyksen hallituksella sekä yhdistyksen muilla virkailijoilla.

Väliaikaisesti tietoja voidaan käsitellä myös Googlen pilvipalveluissa, jolloin tietoihin on pääsy yhdistyksen virkailijoilla.

Molemmissa edellämainituissa tapauksissa tietojen käsittely edellyttää henkilökohtaista tunnistautumista.

10. Tarkastusoikeus


Jokaisella rekisteriin kuuluvalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin hänestä tallennetut tiedot. Tietojen tarkistuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjällä on tarvittaessa oikeus pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa pyynnön esittäjälle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Tarkastaminen on maksutonta kerran vuodessa.

11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista


Jokaisella rekisteriin kuuluvalla henkilöllä on oikeus vaatia rekisteriin hänestä talletettujen tietojen korjausta. Tietojen korjauspyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjällä on tarvittaessa oikeus pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä toteuttaa esittäjän pyynnön EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät tiedot


Tietoja säilytetään tapahtuman järjestämisajankohdalla menneillään olevan tilikauden tilinpäätöksen vahvistamiseen saakka, kuitenkin enintään kuluvaa kalenterivuotta seuraavan kalenterivuoden huhtikuun loppuun saakka.

Poikkeus:


Yhdistyksen talouden- ja kirjanpitovelvoitteista on määrätty muun muassa kirjanpito- ja yhdistyslaeissa. Täten henkilötiedot, esimerkiksi kirjanpidossa, tositteissa tai muissa vastaavissa talouden ja kirjanpidon asiakirjoissa, säilötään edellä mainittujen lakien mukaisesti vähintään 10 vuoden ajan.