Tapahtumarekisterin tietosuojaseloste
Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Laatimispäivämäärä 21.5.2018. Viimeisin muutos 22.1.2021.
1. Rekisterinpitäjä
TKO-äly ry
PL 68
00014 Helsinki
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
TKO-äly ry:n hallitus
hallitus@tko-aly.fi
3. Rekisterin nimi
TKO-äly ry:n tapahtumarekisteri
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on
rekisterinpitäjän oikeutettu etu.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on tapahtumien organisointiin ja niiden maksuliikenteeseen liittyvien toimien mahdollistaminen.
5. Rekisterin tietosisältö
- Koko nimi
- Sähköpostiosoite
- Puhelinnumero
- *Tapahtuman maksutieto
- *Erityisruokavalio
- *Juomamieltymys
- *Mahdolliset tapahtumakohtaiset lisätietokentät
(Tähdellä merkittyjä kenttiä käytetään vain tarvittaessa)
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Tapahtumailmoittautumisen yhteydessä kerätyt tiedot.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tapahtumailmoittautumisen yhteydessä ilmoittautujalla on vapaaehtoinen mahdollisuus antaa lupa nimen julkaisuun, jolloin nimi julkaistaan tapahtumaan ilmoittautuneiden listalla.
Edellä mainitun lisäksi tietoja ei julkaista tai luovuteta muille tahoille.
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Jäsenrekisterin tiedot on talletettu ja niitä käsitellään Amazon Web Services (AWS) -palvelimilla, jotka sijaitsee EU:n alueella, Irlannissa.
Tietoja voidaan käsitellä Googlen pilvipalveluissa, jolloin käsiteltävät tiedot voivat sijaita EU:n tai ETA:n ulkopuolella.
Sekä Amazon että Google ovat sitoutuneet noudattamaan pilvipalvelujensa osalta EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.
Edellä mainitun lisäksi tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Tietojen pääasiallinen säilöntä- ja käsittelypaikka on Amazon Web Services (AWS) -palvelimella sijaitseva tietokanta tai palvelinsovellus. Palvelin on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Pääsy tietoihin on yhdistyksen tietojärjestelmien pääkäyttäjällä, rajatulla joukolla muita tämän valtuuttamia vastuuhenkilöitä ja yhdistyksen jäsenvastaavalla.
Väliaikaisesti tietoja voidaan käsitellä myös Googlen pilvipalveluissa, jolloin tietoihin on pääsy yhdistyksen jäsenvastaavalla tai laajimmillaan yhdistyksen hallituksella.
Molemmissa edellämainituissa tapauksissa tietojen käsittely edellyttää henkilökohtaista tunnistautumista.
10. Tarkastusoikeus
Jokaisella rekisteriin kuuluvalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin hänestä tallennetut tiedot. Tietojen tarkistuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjällä on tarvittaessa oikeus pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa pyynnön esittäjälle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Tarkastaminen on maksutonta kerran vuodessa.
11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisteriin kuuluvalla henkilöllä on oikeus vaatia rekisteriin hänestä talletettujen tietojen korjausta. Tietojen korjauspyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjällä on tarvittaessa oikeus pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä toteuttaa esittäjän pyynnön EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät tiedot
Tietoja säilytetään tapahtuman järjestämisajankohdalla menneillään olevan tilikauden tilinpäätöksen vahvistamiseen saakka, kuitenkin enintään kuluvaa kalenterivuotta seuraavan kalenterivuoden huhtikuun loppuun saakka.
Poikkeus:
Yhdistyksen talouden- ja kirjanpitovelvoitteista on määrätty muun muassa kirjanpito- ja yhdistyslaeissa. Täten henkilötiedot, esimerkiksi kirjanpidossa, tositteissa tai muissa vastaavissa talouden ja kirjanpidon asiakirjoissa, säilötään edellä mainittujen lakien mukaisesti vähintään 10 vuoden ajan.